Un amigo me decía que 37Signals escribía sobre temas muy obvios, sobre cosas que cualquiera podría anticipar… creo que había perdido el punto de vista principal; “del dicho al hecho hay un gran trecho”… ¿cierto?

En este artículo se comenta sobre el tema de ¿cuántas horas debo trabajar a la semana?, viene desde el clásico ejemplo del inversionista banquero que no tiene vida, trabajando 18 horas al día, hasta la clásica jornada de 8 horas diarias.

Es un tema muy visto… ¿pero quién lo pone en práctica?

La mayoría de las empresas en donde trabajé en el pasado, cuando tenían jornadas largas algo estaba mal, y a esto me refiero a dormir en la oficina y al otro día aparecerte temprano.

Si tuviéramos que enumerar los principales puntos, lo tendríamos así, si tienes menos tiempo para resolver algo, te enfocas en lo indispensable, pierdes menos el tiempo, incluso pareciera que se “afilan” los sentidos cuando tienes que ir al grano en todo. Tener mucho tiempo pasa al contrario, el clásico empleado en el corporativo permanece muchas horas en la oficina pero pierde la concentración continuamente.

Es raro la empresa donde se enfocan concretamente a trabajar a toda velocidad durante 4 horas y sin distracciones, a la fecha me impresiona el tiempo que pierde un diseñador en una forma de contacto.

Dentro de los vicios que fragmentan el ritmo de producción, está tambien el del jefe o encargado que debe revisar los avances de su equipo de trabajo. Si este debe pedir otra autorización, si este tiene una cita, si este está revisando otro proyecto… lo demás no avanzará.

En concreto no se puede trabajar eficientemente y rápido si el problema viene desde arriba… y es así como los integrantes del equipo comienzan a, textualmente “pajarear” en twitter, facebook, hi5 o cualquier otra red, para matar el tiempo… ah pero luego vienen las entregas y los bomberazos.

En concreto:

  • En un grupo de trabajo el coordinador y su equipo deben llevar solo un proyecto al mismo tiempo.
  • Deben determinar el tiempo máximo para cada muestra de avances, en concreto los que se puedan integrar para mostrar una vista general del producto o servicio que estén desarrollando.
  • Fijar un horario para ver estos avances y de la misma forma determinar que acción tomar si la persona encargada no está, definir en que se puede avanzar y que partes no son indispensables.
  • Si una persona puede hacer 3 o 4 aspectos del proyecto, debe hacerlos uno después de otro y no debe tener distracciones hasta que termine. Una meta de tiempo razonable por día, digamos… tengo esto en dos horas y continuar con la siguiente tarea.

Es más sencillo avanzar si se puede hablar de cuantas tareas se van a realizar por día, también es estimulante y evita la carga extra, organizando la semana con metas específicas.

¿Qué pasa si no puedo avanzar porque mi cliente no me entrega materiales o no me da respuesta?

Eso también debe estar planeado, no hagas un calendario de trabajo sin material, va a ser infinitamente más sencillo trabajar con todo en concreto que volver a dividir el tiempo dedicado a otro proyecto. Advierte a tu cliente que para ofrecerle un servicio excepcional, debe entregar el material en una fecha determinada, de la misma forma que podría aplicar honorarios extra si la fecha se extiende.

Si la empresa o el independiente no organiza a su cliente, no lo va a hacer nadie más… y no es tan complicado, es también cuestión de horarios, materiales completos y comunicación clara, de esta forma, las horas de trabajo van por calidad y no por cantidad. ★

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